O Ciclo PDCA é um método de gestão que tem como principal objetivo a resolução de problemas e a busca por melhores resultados. Neste sentido, a sigla pode ser entendida como:
– Planejar (Plan)
– Executar (Do)
– Verificar (Check)
– Agir (Act)
Ao analisar essas quatro etapas você pode melhorar continuamente os processos da empresa e gerenciar de forma mais objetiva seus projetos. Para isso, amplie as etapas em 8 passos, como na imagem abaixo:
Agora que você conhece as etapas e passos necessários para a aplicação do Ciclo PDCA, vamos entender com mais detalhes o que siginifca cada um.
#1 – Identificação do problema
Para começar, identifique o problema a ser resolvido e defina uma meta. Apesar de parecer muito básico fazer isso, essa etapa é fundamental para que o ciclo seja realizado corretamente.
Pegue um indicador que apresente um resultado indesejado, ou seja, observe a diferença do resultado atual e do que você gostaria de alcançar.
#2 – Desdobramento do problema
Observe em quais condições o problema ocorre através de vários pontos de vista diferentes. Nessa etapa é preciso investigar a situação e procurar evidências que expliquem sua ocorrência.
#3 – Levantamento de causas
Entendendo exatamente qual o problema específico, o próximo passo é identificar as causas, ações e falhas nas etapas do processo que motivaram o resultado negativo.
Neste ponto, é importante levantar todas as variáveis que influenciam o problema e escolher as causas mais prováveis.
#4 – Plano de ação
Agora que você sabe exatamente qual é o problema, suas causas e como ele acontece, você deve elaborar um plano de ações que impeçam as causas raízes do problema de se repetirem.
Isso pode ser feito através de pontos como: estratégias e táticas para solucionar o problema; objetivos e metas a serem alcançadas; organização de prazos e responsáveis; definição de métricas para mensurar os resultados; entre outros.
#5 – Execução do plano de ação
A ideia principal dessa etapa é bem simples: colocar o planejamento elaborado anteriormente em prática. Todas as ações devem ser executadas pelas pessoas responsáveis, conforme for indicado no plano de ação.
#6 – Verificação dos resultados e das ações
Depois de ter executado algumas ações, já é possível ver se o resultado está melhorando. Neste passo você pode validar o que está sendo feito no prazo e verificar se os resultados estão melhorando da maneira esperada.
#7 – Análise dos desvios e implantação das ações corretivas
Aqui você deve procurar entender se o que foi executado trouxe o retorno esperado.
Através dos desvios positivos, que são resultados melhores que os esperados, e dos negativos, que indicam desempenho abaixo, você verifica quais ações deram certo e quais precisam ser melhoradas.
#8 – Padronização
A execução do Ciclo PDCA deve ser recorrente, por isso, para finalizar a primeira execução você deve padronizar aquilo que funcionou no plano de ação e anotar o que deve ser realizado de forma contínua.
Tendo feito isso você pode fazer melhorias sempre que necessário, conforme for executando o ciclo.
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